2015

Anbefaling

Fondens tilgang

1.1

Det anbefales, at bestyrelsen vedtager retningslinjer for ekstern kommunikation, herunder hvem, der kan, og skal udtale sig til offentligheden på den erhvervsdrivende fonds vegne, og om hvilke forhold. Retningslinjerne skal imødekomme behovet for åbenhed og interessenternes behov og mulighed for at opnå relevant opdateret information om fondens forhold.

Udtalelsen på Frederiksgårdens vegne afgives i overens­stemmelse med fondens forretningsorden af bestyrel­ses­formanden, med mindre andet i det enkelte tilfælde er besluttet af bestyrelsen. Ved kommunikation med of­fent­ligheden tilstræbes det at imødekomme behovet for åbenhed og interessenternes behov og mulighed for at opnå relevant, opdateret information om Frederiksgårdens forhold.

2.1.1

Det anbefales, at bestyrelsen med henblik på at sikre den erhvervsdrivende fonds virke i overensstemmelse med fondens formål og interesser mindst en gang årligt tager stilling til fondens overordnede strategi og uddelingspolitik med udgangspunkt i vedtægten

Bestyrelsen fastlægger en uddelingsstrategi, som vur­de­res mindst en gang årligt.

Frederiksgårdens uddelingspolitik er i overensstemmelse med institutionens vedtægter:

At anvende overskuddet således at det kommer lejerne i ejendommen til gode. Dette hensyn er tilgodeset ved at sikre, at der dels er tilstrækkelige reserver til vedligeholdelse og nødvendige forbedringer af ejendommen, herunder de kollektive faciliteter samt dels konsolidering af institutionen for derved at sikre fundamentet for så vidt muligt at fastholde det nuværende lejeniveau for beboerne. Der er ikke truffet beslutning om uddelinger til andre formål.

1

Det anbefales, at bestyrelsesformanden organiserer, indkalder og leder bestyrelsesmøderne med henblik på at sikre et effektivt bestyrelsesarbejde og skabe de bedst mulige forudsætninger for bestyrelse­smedlemmernes arbejde enkeltvis og samlet.

Fonden følger anbefalingen

Formanden planlægger i samarbejde med administratio­nen bestyrelsesmøderne. Formanden leder bestyrelses­møderne.

Det anbefales, at hvis bestyrelsen – ud over formandshvervet – undtagelsesvis anmoder bestyrel­sesformanden om at udføre særlige driftsopgaver for den erhvervsdrivende fond, bør der foreligge en bestyrelsesbeslutning, der sikrer, at bestyrelsen bevarer den uafhængige overordnede ledelse og kontrolfunktion. Der bør sikres en forsvarlig arbejdsdeling mellem formanden, næstformanden, den øvrige bestyrelse og en eventuel direktion.

Ikke relevant.

Bestyrelsesformanden udfører ikke særlige driftsopgaver.

Bestyrelsen har en næstformand.

Fondens bestyrelse har tilknyttet en administration til varetagelse af den daglige drift.

Anbefaling

Fondens tilgang

Det anbefales, at bestyrelsen løbende vurderer og fastlægger, hvilke kompetencer bestyrelsen skal råde over for bedst muligt at kunne udføre de opgaver, der påhviler bestyrelsen.

Fonden følger anbefalingen

Bestyrelsen fastlægger og vurderer løbende, hvilke kom­petencer den skal råde over for samlet set bedst muligt at kunne udføre de opgaver, der påhviler bestyrelsen.

Det anbefales, at bestyrelsen med respekt af en even­tuel udpegningsret i vedtægten sikrer en struktureret, grundig og gennemskuelig proces for udvælgelse og indstilling af kandidater til bestyrelsen.

Fonden følger anbefalingen

Udpegning af bestyrelsesmedlemmer sker i henhold til vedtægterne.

Det anbefales, at bestyrelsesmedlemmer udpeges på baggrund af deres personlige egenskaber og kom­petencer under hensyn til bestyrelsens samlede kom­pe­tencer, samt at der ved sammensætning og indstilling af nye bestyrelsesmedlemmer tages hensyn til behovet for fornyelse – sammenholdt med behovet for kon­tinuitet – og til behovet for mangfoldighed i relation til bl.a. erhvervs- og uddelingserfaring, alder og køn.

Fonden følger anbefalingen

Bestyrelsen vurderer, at udpegning i henhold til vedtægterne sikrer de egenskaber og kompetencer, som fonden har behov for.

2

Det anbefales, at der årligt i ledelsesberetningen, og på den erhvervsdrivende fonds eventuelle hjem­me­side, redegøres for sammensætningen af be­sty­relsen, her­under for mangfoldighed, samt at der gi­ves følgende oplysninger om hvert af bestyrelsens medlemmer:

•          den pågældendes navn og stilling,

•          den pågældendes alder og køn,

•          dato for indtræden i bestyrelsen, hvorvidt genvalg af medlemmet har fundet sted, og udløb af den aktuelle valgperiode,

•          medlemmets eventuelle særlige kompeten­cer,

•          den pågældendes øvrige ledelseshverv, her­under poster i direktioner, bestyrelser og tilsynsråd, inklusive ledelsesudvalg, i danske og udenlandske fonde, virksom­heder, insti­tutioner samt krævende organi­sations­opga­ver,

•          hvilke medlemmer, der er udpeget af myn­dig­heder/tilskudsyder m.v., og om med­lemmet anses for uafhængigt.

Fonden følger anbefalingen

På fondens hjemmeside er redegjort for bestyrelsens sammensætning. I årsberetningen henvises hertil. Følgende oplysninger af relevans for fonden ved indgå:

Se næste side.

Anbefaling

Fondens tilgang

Det anbefales, at flertallet af bestyrelses­med­lem­mer­ne i den erhvervsdrivende fond ikke samtidig er med­lemmer af bestyrelsen eller direktionen i fondens dat­tervirksomhed(-er), medmindre der er tale om et helejet egentligt holdingselskab.

Ikke relevant

Det anbefales, at en passende del af bestyrelsens medlemmer er uafhængige.

Består bestyrelsen (eksklusiv medarbejdervalgte medlemmer) af op til fire medlemmer, bør mindst ét medlem være uafhængigt. Består bestyrelsen af mel­lem fem til otte medlemmer, bør mindst to medlemmer være uafhængige. Består bestyrelsen af ni til elleve medlemmer, bør mindst tre medlemmer være uafhængige og så fremdeles.

Et bestyrelsesmedlem anses i denne sammenhæng ikke for uafhængig, hvis den pågældende:

·         er, eller inden for de seneste tre år har været, medlem af direktionen eller ledende medarbejder i fonden eller en væsentlig dattervirksomhed eller asso­cieret virksomhed til fonden, inden for de seneste fem år har modtaget større vederlag, herunder uddelinger eller andre ydelser, fra fonden / koncernen

·         koncernen eller en dattervirksomhed eller associeret virksomhed til fonden i anden egenskab end som medlem af fondens bestyrelse eller direktion,

·         inden for det seneste år har haft en væsentlig forretningsrelation

(f.eks. personlig eller indirekte som partner eller ansat),

Fonden følger anbefalingen

Fondens bestyrelse skal i henhold til vedtægterne bestå af 7 medlemmer, hvoraf 3 medlemmer vælges af Frederiksberg kommunalbestyrelse, og et medlem vælges af bestyrelsen for Foreningen til Fremskaffelse af Boliger for Ældre og Enlige. 3 medlemmer vælges hvert år af beboerne, 2 repræsenterende beboerne over 50 år og 1 medlem repræsenterende beboerne under 50 år.

5

Anbefaling

Fondens tilgang

·         er aktionær, kunde, leverandør eller ledelsesmedlem i selskaber med til­svarende forbindelse) med fonden / koncernen eller en dattervirksomhed eller associeret virksomhed til fonden,

·         er, eller inden for de seneste tre år har været, ansat eller partner hos ekstern revisor,

·         har været medlem af fondens bestyrelse eller direktion i mere end 12 år,

·         er i nær familie med eller på anden måde står personer, som ikke betragtes som uafhængige, særligt nær,

·         er stifter eller væsentlig gavegiver, hvis fonden har til formål at yde støtte til disses familie eller andre, som står disse særligt nær, eller er ledelsesmedlem i en organisation, en anden fond eller lig­nende, der modtager eller gentagne gange inden for de seneste fem år har modtaget væsentlige donationer fra fonden.

Det anbefales, at bestyrelsens medlemmer som minimum udpeges for en periode på to år, og mak­si­malt for en periode på fire år.

Fonden følger anbefalingen

Vedtægterne foreskriver, at de kommunalt udpegede medlemmer sidder i samme valgperiode som kommunalbestyrelsen (4 år). Det af Foreningen til Fremskaffelse af Boliger til Ældre og Enlige er på valg hvert andet år og endeligt er de tre beboervalgte medlemmer på valg hvert år, hvilket anses for at imødegå hensynet til eventuelle fraflytninger.

Det anbefales, at der for medlemmerne af be­styrelsen fastsættes en aldersgrænse, som offentlig­gø­res i ledelsesberetningen eller på fondens hjem­me­side.

Fonden følger ikke anbefalingen

Da det er af væsentlig betydning, at fondens medlemmer har kendskab til ældre og enliges forhold er det hensigtsmæssigt, at der ikke er en øvre aldersgrænse

Det anbefales, at bestyrelsen fastlægger en evalue­ringsprocedure, hvor bestyrelsen, formanden og de individuelle medlemmers bidrag og resultater årligt evalueres, og at resultatet drøftes i bestyrelsen.

Henset til reglerne for bestyrelsens sammensætning er anbefalingerne ikke relevant.

Bestyrelsen afholder mindst fire møder årligt og har en god og åben dialog på møderne. På mødet hvor årsregnskabet behandles drøfter bestyrelsen arbejdet i det forgangne år.

Anbefaling

Fondens tilgang

Det anbefales, at bestyrelsen én gang årligt evaluerer en eventuel direktions og/eller administrators arbej­de og resultater efter forud fastsatte klare kriterier.

Fonden følger anbefalingen

Bestyrelsen fører i henhold til forretningsorden løbende kontrol med og evaluerer løbende administrationens arbejde og resultater.

Det anbefales, at medlemmer af bestyrelsen i erhvervsdrivende fonde aflønnes med et fast veder­lag, samt at medlemmer af en eventuel direktion aflønnes med et fast vederlag, eventuelt kombineret med bonus, der ikke bør være afhængig af regn­skabsmæssige resultater. Vederlaget bør afspej­le det arbejde og ansvar, der følger af hvervet.

Fondens følger anbefalingen.

Hvert bestyrelsesmedlem modtager et årligt vederlag på kr. 5.000.

Formanden modtager vederlag på kr.10.000 årligt.

Det anbefales, at der i årsregnskabet gives oplys­ning om det samlede vederlag, hvert medlem af bestyrelsen og en eventuel direktion modtager fra den erhvervsdrivende fond og fra andre virk­somheder i koncernen. Endvidere bør der oply­ses om eventuelle andre vederlag som bestyrel­ses­medlemmer, bortset fra medarbejder­repræsen­tanter i bestyrelsen, modtager for vare­tagelsen af opgaver for fonden, dattervirksomheder af fonden eller til­knyttede virksomheder til fonden.

Fonden følger anbefalingen.

Den samlede udgift til bestyrelses honorarerne oplyses i årsregnskabet.

Hvert bestyrelsesmedlem modtager et årligt vederlag på kr. 5.000.

Formanden modetager vederlag på kr. 10.000 årligt.